So gelingt die Übernahme eines TYPO3-Projektes

Sie übernehmen als TYPO3-Dienstleister ein Bestandsprojekt von einer anderen Agentur? Lesen Sie weiter, um bewährte Methoden für die erfolgreiche Übernahme und Weiterentwicklung von TYPO3-Projekten kennenzulernen und warum persönliche Treffen und Quick Wins so entscheidend sind.

Egal, ob Sie als TYPO3-Dienstleister über einen Pitch oder eine direkte Anfrage zu einem Bestandsprojekt gekommen sind, das Sie übernehmen und optimieren sollen: Die ersten Tage nach der Projektübernahme entscheiden über den Erfolg. Denn der Kunde hat Ihnen Vorschussvertrauen gegeben, das Sie nun in jedem Fall als verdient „beweisen“ sollten. 

Im Rahmen einer Präsentation zum gemeinsamen Projektstart haben Sie sicher das künftige Projektteam und den Plan für die nächste Zeit vorgestellt. Bei 3m5. nutzen wir diese Treffen, um herauszuhören, welche akuten Nervfaktoren der Kunde bei seinem Projekt gerade hat, der vom vorherigen Dienstleister einfach nicht behoben wurde. Mindestens einen davon schaffen wir innerhalb der ersten Tage der Zusammenarbeit aus der Welt. Immer. Binnen eines Monats knacken wir außerdem eine zweite „Nervnuss“, meistens eine, die etwas mehr Aufwand verursacht. Das schafft unmittelbar Vertrauen und eine gute Stimmung im Projektteam: Jetzt geht es voran, jetzt wird es besser!

Mindestens ebenso wichtig – und deshalb sollte dieser Prozess parallel laufen – sind die Erwartungen des Kunden: Wie will er mit seinem TYPO3-Dienstleister zusammenarbeiten? Workflows, Regeln der Zusammenarbeit, Erreichbarkeit, all das sollten Sie so schnell wie möglich abstimmen und festhalten. 

Zu klären sind:

• Wer ist am Projekt beteiligt?
• Wer hat welche Erwartungen, Wünsche und Ängste? 
• Wer trägt was zum Projekt bei? 
• Wer ist wofür Ansprechpartner? 
• Welche Erreichbarkeit garantieren Sie?
• Wie sieht der Workflow aus und mit welchen Tools arbeiten Sie dabei?
• Welche organisatorischen Aspekte sind relevant, etwa in Bezug auf die Rechnungslegung?

Projekte laufen immer zwischen Menschen, nicht zwischen Unternehmen und Dienstleister. Darum ist es so wichtig, ausnahmslos alle mit einzubeziehen, damit Motivation und Identifikation aufgebaut und mögliche Widerstände gelöst werden können.

Die Übernahme muss reibungslos verlaufen, klar. Damit danach eine langfristige, zufriedene Kundenbeziehung wachsen kann, sollten Sie besprechen, anhand welcher Kriterien gemessen wird, dass das Projekt erfolgreich ist und sich seit der Übernahme durch Ihre Agentur etwas verbessert. Kriterien, die das kennzeichnen können, sind zum Beispiel:

Diese Ziele werten Sie künftig regelmäßig gemeinsam mit dem Kunden aus, evaluieren dabei, ob sich bei der Periodisierung der Ziele etwas geändert hat und wo weitere Maßnahmen zur Optimierung nötig sind. Bei der Übernahme des Projektes dienen die Ziele außerdem dafür, die konkreten Anforderungen zu definieren.

Formulieren Sie gemeinsam mit dem Kunden ausgehend von den Erfolgskriterien konkrete Anforderungen und planen, auf welches Ziel die Anforderung einzahlt. 3m5. strukturiert das Anforderungsmanagement bei TYPO3-Projekten wie folgt:

• Fachliche Analyse: Was ist der IST-Zustands des bestehenden Systems aus Stakeholder-Sicht?
• Technische Analyse: Wie ist der technische Zustand des übernommenen TYPO3-Systems?

Durch den Abgleich dieser beiden Perspektiven zeigen sich meist die Schwachstellen im bisherigen System, der bisherigen Umsetzung oder auch in der bisherigen Kommunikation und Zusammenarbeit. Und das sind die Aspekte, wegen derer der Kunde überhaupt zu der Überzeugung gelangt: So gehts nicht weiter, ein neuer TYPO3-Dienstleister soll sich darum kümmern. 

Hier können Sie einen entscheidenden Unterschied in der Projektbetreuung machen: Normalerweise ist die Übernahme eines Bestandsprojekts zunächst geprägt von viel Analyse und Planung. Der Kunde sieht in dieser Phase also wenig, das sich bei seinem Webprojekt wirklich ändert.

Den entscheidenden Unterschied machen hier Quick Wins, also schnelle, kostengünstige Verbesserungen, die Sie umsetzen sollten, um das Vertrauen des Kunden zu stärken. Ihm zu zeigen: Es ändert sich etwas durch die Übernahme. Solche Quick Wins sind zum Beispiel einfache technische Maßnahmen zur Performance-Optimierung oder kleine, aber wirkungsvolle Änderungen, die die User Experience sofort sichtbar verbessern. „Nervnüsse“, die Sie knacken, und das parallel zu Analyse und Planung. Denn genau das hebt einen exzellenten TYPO3-Dienstleister von einem guten ab.

Gutes Anforderungsmanagement bedeutet außerdem, dass Sie die größten Schmerzpunkte des Bestandssystems bei den Stakeholdern erfragen – und deren Optimierung priorisieren.

Da Sie bei Projektübernahmen mit Bestandssystemen arbeiten, gehört auch der umfassende technische Support von Anfang an dazu. Bei 3m5. involvieren wir in diesen Support das gesamte Team. Zum einen, um schnell auf Anfragen reagieren zu können. Zum anderen, weil so alle Entwickler das Projekt kennenlernen und effizienter an der Weiterentwicklung mitwirken können.

Und wenn Sie das TYPO3-Projekt erfolgreich übernommen und eine strukturierte, effiziente Arbeitsweise etabliert haben? Dann geht es darum, den Übergang in die kontinuierliche Wartung und Weiterentwicklung zu schaffen. Bei 3m5. setzen wir dafür unter anderem auf regelmäßige Abstimmungen – in der gesamten Projektrunde, persönlich, vor Ort. Das ist nicht bei allen TYPO3-Dienstleistern üblich. Wir schwören aber darauf, denn wir erleben immer wieder, dass es die Zusammenarbeit und das Vertrauen ins Projekt ungemein stärkt, dass dabei nochmal andere Fragen aufgenommen und geklärt werden und somit langfristige, zufriedene Zusammenarbeit entsteht.

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