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[00:00] Myrna Gönnemann: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Podcast-Episode von Business Insights. In diesem Podcast sprechen wir aus dem TYPO3-Team mit spannenden Gästen aus der Community, aus Agenturen, Partnerunternehmen und Projekten über Themen, die uns als Open-Source-System und als Community bewegen. Ich bin Myrna Gönnemann und arbeite im Bereich Success Management bei der TYPO3 GmbH. Heute sprechen wir über das Thema Fachkräftemangel und die Frage: Wie und wo findet man eigentlich die besten Leute für sein Team? Denn eigentlich sollte bei der Personalsuche am Ende nur eines zählen: die fachliche Qualifikation und nicht der Pass. Darüber spreche ich heute mit Tobias Bühne von der Düsseldorfer Webagentur Netigo. Tobias stellt als Inhaber und Geschäftsführer genau die Fachkräfte ein, die fachlich und menschlich am besten passen – unabhängig von ihrer Herkunft. Unterstützung findet er für diesen Weg unter anderem bei dem Projekt „Hand in Hand for International Talents“ Und auch wenn die Rekrutierung durch Bürokratie und sich ständig ändernde Regeln oft kompliziert ist, lässt er sich davon nicht abschrecken. Wir sprechen heute ganz konkret darüber, wie dieser Prozess in der Praxis abläuft. Tobias berichtet von den bürokratischen Hürden bei den Behörden, aber auch von ganz praktischen Herausforderungen wie dem Wohnungsmarkt, für den sie selbst 70 WGs anschreiben mussten, um einen neuen Kollegen unterzubringen. Wir unterhalten uns außerdem darüber, warum der erste gemeinsame Behördengang am Ende unheimlich zusammenschweißt, weshalb klassische Einstellungstests in Zeiten von KI nicht mehr funktionieren und warum im Recruiting gegenseitige Ehrlichkeit von Anfang an die wichtigste Basis ist. Außerdem sprechen wir über die große Verantwortung, wenn Menschen für einen Job ihr bisheriges Leben auf der anderen Seite der Welt hinter sich lassen. Ich würde sagen: direkt rein ins Gespräch und ganz viel Spaß beim Zuhören.

[01:58] Myrna Gönnemann: Hallo, Tobias. Schön, dass du da bist.

[02:00] Tobias Bühne: Ja.

[02:01] Myrna Gönnemann: Wir steigen heute direkt in ein Thema ein, das für die Zukunft von Deutschland sehr entscheidend ist – und zwar das Thema internationale Fachkräfte. Du hast nämlich den Schritt gewagt und ihr habt eng mit dem Projekt Hand in Hand zusammengearbeitet. Heute schauen wir uns einmal den kompletten Weg an – vom ersten Kontakt bis zu den bürokratischen Hürden, die es so gibt. Die erste Frage, die mir dabei im Kopf brennt: Wie seid ihr überhaupt darauf gekommen, bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden einen internationalen Fokus zu setzen?

[02:33] Tobias Bühne: Das ist letztendlich aus der Not geboren. Wir haben natürlich schon länger Fachkräftemangel und haben immer versucht, das auch durch Ausbildung zu kompensieren – und das schon seit 2006. Aber manchmal braucht man eben mehr Personal, mehr qualifizierte Leute und auch Menschen, die schon etwas mehr Erfahrung mitbringen als Auszubildende, die als Junioren einsteigen. Ausschlaggebend war, dass sich vor rund zehn Jahren jemand bei uns beworben hat, der eine Ausbildung machen wollte. Er kam aus Spanien, war aber Bolivianer. Ich wollte ihn einstellen, doch dann hieß es von der Arbeitsagentur: Nein, das dürfen Sie nicht, weil er kein Europäer ist. Es gab damals Richtlinien, die erfüllt werden mussten. Wenn es einen geeigneten Kandidaten mit einem Pass aus der Europäischen Union gab, musste dieser bevorzugt werden. Das hat mich sehr geärgert, weil ich mir herausnehme, die Besten einzustellen – und nicht diejenigen mit dem richtigen Pass. Also habe ich gesagt: Wenn ich den nicht einstellen darf und mir vorgeschrieben wird, wen ich in meinem Unternehmen einstellen soll, dann stelle ich eben gar niemanden ein. Das hat mir zwar nicht viel genutzt, aber ich habe tatsächlich niemanden eingestellt. Für mein Ego war das vielleicht gut, aber danach war ich erst recht motiviert. Wir haben dann alles daran gesetzt, dass der Kollege trotzdem bei uns anfangen kann. Gemeinsam haben wir versucht, ihn in Spanien einbürgern zu lassen, weil er dort lebte. Er war Bolivianer, wohnte aber in Spanien. Als er schließlich eingebürgert war, konnten wir ihn einstellen. Das Verrückte daran war: In dem Moment, als wir ihn eingestellt hatten, bekam er plötzlich viele Förderungen – kostenlose Heimflüge, Sprachförderung und weitere Unterstützungen im Rahmen der europäischen Zusammenarbeit. Derselbe Mitarbeiter durfte ein Jahr zuvor noch nicht bei uns arbeiten. Wir haben ihn also ein Jahr später bekommen und waren sehr zufrieden. Im Anschluss haben wir gesagt: Die Nationalität ist egal. Ich war von dem Thema ohnehin angefixt und dachte mir: Das funktioniert. Wir schauen nicht mehr auf den Pass oder auf Sprachkenntnisse. Klar, die Kollegen müssen Deutsch lernen, aber für uns zählen die fachliche Qualität, die Motivation und die Frage, ob jemand ins Team passt. Deshalb haben wir uns entschieden, diesen Weg konsequent zu gehen – auch wenn er an der einen oder anderen Stelle komplizierter und steiniger ist. Bisher haben wir damit fast ausschließlich gute Erfahrungen gemacht. Natürlich gibt es immer Fälle, in denen es irgendwann nicht passt. Aber das hat nichts mit der Nationalität zu tun.

[05:17] Myrna Gönnemann: Ihr macht das ja auch zusammen mit dem Projekt „Hand in Hand for International Talents“ Würdest du darüber ein bisschen erzählen?

[05:23] Tobias Bühne: Ja, das ist ein sehr schönes Projekt. Es ist ein gemeinsames Projekt der IHK und der Agentur für Arbeit. Es wurde vor einigen Jahren ins Leben gerufen, weil man erkannt hat, dass Unternehmen in Deutschland Personal mit Berufserfahrung suchen. Wenn man nicht aus der Europäischen Union kommt, konnte man damals nur mit einer Blue Card hier arbeiten. Diese Blue Card setzt allerdings vor allem ein anerkanntes Studium voraus. Für uns als Agentur sind jedoch häufig Menschen interessant, die Berufserfahrung mitbringen – unabhängig davon, ob sie einen anerkannten Hochschulabschluss haben. Für diese Zielgruppe wurde Hand in Hand for International Talents entwickelt. Wir waren eine der ersten Agenturen, die daran teilgenommen haben. Vermutlich sogar die erste Agentur in Düsseldorf oder vielleicht sogar deutschlandweit. Die IHK arbeitet dabei mit Partnern in bestimmten Ländern zusammen. Unser Mitarbeiter Sui, der inzwischen seit sechs oder sieben Jahren bei uns beschäftigt ist, kommt beispielsweise aus Vietnam. Vor Ort werden geeignete Talente ausgewählt, die für den deutschen Arbeitsmarkt infrage kommen. Sie bringen häufig bereits Sprachkenntnisse auf A2- oder B1-Niveau mit. Die Profile werden professionell aufbereitet und an Unternehmen weitergegeben. Man bekommt dadurch wirklich ein gutes Portfolio an qualifizierten Kandidaten. Wenn jemand fachlich interessant erscheint, folgt ein Videointerview und gegebenenfalls ein Test. Bei Sui war es ehrlich gesagt Liebe auf den ersten Blick. Wir haben zwar noch zwei weitere Personen angeschaut, wussten aber sofort: Das passt zu hundert Prozent. Und auch heute ist er ein absoluter Gewinn für unser Team. Man muss allerdings sagen: Selbst mit einem B1-Zertifikat kann man nicht wirklich Deutsch sprechen. Das lernt man erst hier. Für uns war das aber nie ausschlaggebend. Unsere Agentursprache ist zwar Deutsch, aber wenn jemand etwas nicht versteht, sprechen wir eben Englisch. Die Agentur für Arbeit und die IHK begleiten den gesamten Prozess. Es wird bei der Qualifizierung unterstützt, bei der Ausreise geholfen und der umfangreiche Papierkram übernommen. Das ist wirklich eine große Entlastung. Wir beschäftigen auch Mitarbeitende, die nicht über dieses Programm gekommen sind, und dort müssen wir den gesamten bürokratischen Aufwand selbst stemmen. Teilweise hat man dabei das Gefühl, dass niemand so genau weiß, wie die aktuellen Regeln eigentlich lauten. Bei Hand in Hand wird das professionell begleitet. Natürlich kostet das Geld, aber letztlich handelt es sich um eine internationale Personalvermittlung auf Basis von IHK und Arbeitsagentur.

[09:24] Myrna Gönnemann: Wie lange dauern diese Prozesse bei der Suche nach internationalen Fachkräften? Sind sie deutlich länger als bei nationalen Bewerbungen?

[09:37] Tobias Bühne: Man muss schon etwas planen. Andererseits kann man auch fragen: Wie lange dauert die Suche nach nationalen Fachkräften? Wenn man niemanden findet, dauert sie theoretisch unendlich lange. Bei diesem Programm haben wir rund neun Monate gebraucht – vom ersten Kennenlernen bis zu dem Zeitpunkt, an dem Sui tatsächlich bei uns angefangen hat. Das lässt sich sicherlich beschleunigen, aber mit sechs Monaten Vorlaufzeit sollte man mindestens rechnen. Es gibt viele Dinge zu organisieren. Allerdings braucht man bei einer Einstellung innerhalb Deutschlands oft ebenfalls mehrere Monate. Es ist ja nicht so, dass jemand morgen vor der Tür steht und sofort loslegen kann.

[10:24] Myrna Gönnemann: Und es soll ja auch menschlich passen.

[10:26] Tobias Bühne: Genau. Das ist der entscheidende Punkt. Ich warte gerne länger auf einen neuen Kollegen, wenn es wirklich passt. Sechs bis neun Monate Vorlaufzeit sind für mich als Unternehmer völlig in Ordnung.

[10:44] Myrna Gönnemann: Ihr beschäftigt ja nicht nur internationale Fachkräfte über Hand in Hand. Ist der Prozess dort deutlich einfacher?

[11:00] Tobias Bühne: Jede Einstellung ist eine neue Herausforderung, weil sich die Regeln ständig ändern. Allerdings entwickelt sich vieles in die richtige Richtung. Heute können beispielsweise auch Auszubildende aus Nicht-EU-Ländern deutlich leichter eine Ausbildung in Deutschland beginnen. Natürlich gibt es weiterhin Anforderungen wie den Kontakt zur Ausländerbehörde, Einkommensnachweise oder Wohnraumnachweise. Die Hürden sind aber niedriger geworden. Auch die Voraussetzungen für die Beschäftigung von Fachkräften ohne Blue Card wurden vereinfacht. Trotzdem muss jeder Fall individuell betrachtet werden. Welche Vorbildung bringt die Person mit? Wie sieht die persönliche Situation aus? Letztlich bekommt man es aber hin.

[12:05] Myrna Gönnemann: Du hast die Hürden gerade schon angesprochen. Ist die Bürokratie die größte Herausforderung?

[12:17] Tobias Bühne: Die Bürokratie ist eine Hürde, aber daran gewöhnt man sich in Deutschland fast schon. Für mich ist das nicht das größte Problem. Viel schwieriger ist das Thema Wohnen. Wenn jemand aus dem Ausland kommt, braucht er eine Unterkunft. In Düsseldorf ist das extrem schwierig. Aus dem Ausland heraus eine Wohnung zu finden, ist nahezu unmöglich. Der größte Aufwand besteht deshalb darin, überhaupt eine Unterkunft zu organisieren. Und das ist wirklich eine Herausforderung.

[13:07] Myrna Gönnemann: Habt ihr das dann über umliegende Städte gelöst?

[13:12] Tobias Bühne: Teilweise. Oft muss man zunächst über eine WG gehen, weil dort die Hürden geringer sind. Bei Sui habe ich bestimmt 70 WGs angeschrieben. Und wir hatten am Ende nicht die Qual der Wahl. Es ist schwierig. Vorbehalte sind vorhanden. Wenn die Fachkräfte das allein organisieren müssten, würde es vermutlich oft scheitern. Deshalb brauchen sie Unterstützung durch den Arbeitgeber – oder sehr viel Glück. Wenn jemand sein bisheriges Leben hinter sich lässt, um 10.000 Kilometer weiter in einem neuen Land neu anzufangen, und dann schon bei der Wohnungssuche auf Ablehnung stößt, ist das kein guter Start. Unsere erste gemeinsame Aktivität nach der Ankunft ist meistens: Ich hole die Kollegen vom Flughafen ab und wir fahren direkt zum Einwohnermeldeamt. Dort sitzen wir dann zwei Stunden. Das schweißt unheimlich zusammen – aber es ist natürlich kein besonders schöner Einstieg. Danach geht es zur Bank, um ein Konto zu eröffnen. Ohne Konto kann man schließlich auch nicht viel machen. Deutschland ist in dieser Hinsicht noch keine echte Willkommenskultur. Dabei dürfen wir nicht vergessen: Gute Fachkräfte können überall auf der Welt arbeiten. Sie müssen nicht nach Deutschland kommen. Trotzdem haben wir kaum Infrastruktur, um diesen Menschen den Start zu erleichtern. Auch bei Themen wie Sprachförderung sehe ich Nachholbedarf. Integrationskurse finden häufig während der Arbeitszeit statt. Wenn jemand bereits arbeitet, kann er sie oft gar nicht wahrnehmen. Das ist schade, denn viele unserer Kolleginnen und Kollegen sind hoch motiviert, Deutsch zu lernen. Ähnlich sieht es bei Auszubildenden aus. Wenn jemand beispielsweise aus Marokko kommt, hat er in der Berufsschule häufig sprachliche Herausforderungen. Unterstützungsmöglichkeiten gibt es zwar offiziell, praktisch funktionieren sie aber oft nicht zuverlässig. Da gibt es noch viel Luft nach oben.

[17:10] Myrna Gönnemann: Was würdest du dir konkret vom Staat wünschen?

[17:17] Tobias Bühne: Zunächst einmal verstehe ich nicht, warum die Beschäftigung einer Fachkraft aus dem Ausland mit so viel Bürokratie verbunden sein muss. Wenn jemand hier arbeiten möchte, gut bezahlt wird, Steuern zahlt und einen Beitrag leistet, sollte das deutlich unkomplizierter sein. Außerdem wünsche ich mir Unterstützung beim Thema Wohnen und bei Sprach- beziehungsweise Integrationsangeboten. Sprache ist schließlich nur ein Teil der Integration. Es geht auch um kulturelle Teilhabe. Unsere Kolleginnen und Kollegen wollen sich integrieren. Sui stand zum Beispiel hier zum ersten Mal auf Skiern, weil er zuvor noch nie Schnee gesehen hatte. Solche Erfahrungen sind wichtig. Ich meine damit nicht, dass der Staat Skikurse finanzieren soll. Aber es gibt viele Möglichkeiten, Integration aktiv zu fördern.

[18:43] Myrna Gönnemann: Du hast gerade schon den ersten gemeinsamen Behördengang erwähnt. Wie gelingt eine gute Einarbeitung und Integration ins Team?

[18:57] Tobias Bühne: Das ist vor allem Teamsache. Natürlich bin ich ansprechbar und meistens gut gelaunt, aber Integration entsteht im Team. Es gibt bei uns ein sehr detailliertes Onboarding, das für alle gleich ist – unabhängig von der Herkunft. Integration kann man nicht erzwingen. Sie funktioniert nur gemeinsam. Bisher hat das immer sehr gut geklappt. Und man darf nicht vergessen: Wer freiwillig hierherkommt und seine Zukunft in Deutschland sieht, bringt meist eine enorme Motivation mit.

[19:41] Myrna Gönnemann: Wenn du auf die letzten Jahre zurückblickst, würdest du den Weg noch einmal genauso gehen?

[19:48] Tobias Bühne: Ja, definitiv. Heute ist vieles einfacher geworden. Die politischen Rahmenbedingungen haben sich verbessert und wir wissen inzwischen besser, wie die Prozesse funktionieren. Ich würde weiterhin nach Qualifikation entscheiden. Allerdings muss man sich bewusst machen, dass man hier eine besondere Verantwortung trägt. Wenn jemand für einen Job sein Leben in einem anderen Land aufgibt, sollte man sich sehr sicher sein, dass die Zusammenarbeit funktioniert. Natürlich kann es trotzdem vorkommen, dass es nicht passt. Wir hatten einmal einen Mitarbeiter aus Indien, der nach drei Tagen wieder gegangen ist. Das war eine sehr ungewöhnliche Situation. Aber solche Dinge passieren. Es gibt schließlich auch Menschen aus Deutschland, die einen Arbeitsvertrag unterschreiben und nie erscheinen.

[22:04] Myrna Gönnemann: Wie viele internationale Mitarbeitende habt ihr aktuell?

[22:07] Tobias Bühne: Wir sind derzeit 17 Personen im Team, davon haben neun einen internationalen Hintergrund.

[22:20] Myrna Gönnemann: Wie siehst du den aktuellen Arbeitsmarkt? Was hat sich verändert?

[22:26] Tobias Bühne: Es gibt viele Einflussfaktoren. Die wirtschaftliche Lage ist schwierig, einige Agenturen mussten schließen oder sich neu ausrichten. Gleichzeitig verändert KI die Branche stark. Viele Agenturen arbeiten mit weniger Personal. Auch das mobile Arbeiten hat vieles verändert. Früher musste man Mitarbeitende in der Region finden. Heute kann man Menschen überall beschäftigen. Dadurch wurden die Karten neu gemischt. Wir bekommen inzwischen wieder qualitativ bessere Bewerbungen. Gleichzeitig sind die Arbeitsmodelle deutlich flexibler geworden. Viele Menschen arbeiten von Mallorca oder anderen Orten aus – das wäre vor fünf Jahren noch viel ungewöhnlicher gewesen. Deshalb kann ich nicht sagen, ob internationale Fachkräfte aktuell für uns zwingend notwendig sind. Für mich zählt weiterhin die Qualifikation. Danach muss man entscheiden, ob man die anfängliche Sprachbarriere in Kauf nehmen möchte.

[24:23] Myrna Gönnemann: Wie schwierig ist es, die Qualifikation einzuschätzen, wenn man sich nicht persönlich getroffen hat?

[24:51] Tobias Bühne: Früher konnte man dafür noch recht gut Tests einsetzen. Heute, im Zeitalter von KI, kann man sich darauf kaum noch verlassen. Deshalb ist Ehrlichkeit entscheidend. Wir sagen den Bewerbenden ganz klar: Ihr müsst uns ehrlich sagen, was ihr könnt und was ihr nicht könnt. Defizite sind völlig in Ordnung. Niemand muss alles beherrschen. Aber wir müssen wissen, woran wir sind. Wenn man Fähigkeiten vorgibt, die nicht vorhanden sind, wird die Zusammenarbeit sehr schnell schwierig. Deshalb muss man offen miteinander umgehen. Bisher hat das bei uns sehr gut funktioniert. Niemand hat sich als etwas ausgegeben, was er nicht war.

[25:50] Myrna Gönnemann: Wenn man von Anfang an mit dieser Erwartungshaltung in den Prozess geht, wird Ehrlichkeit natürlich zur Basis der Zusammenarbeit.

[26:08] Tobias Bühne: Genau. Wir sind eine sehr familiäre Agentur, obwohl wir sehr international aufgestellt sind. Einige Mitarbeitende arbeiten seit über 20 Jahren bei uns. Deshalb ist es wichtig, dass die Kolleginnen und Kollegen wissen, was sie von uns erwarten können – und wir wissen, was wir von ihnen erwarten dürfen. Es dürfen keine Luftschlösser entstehen. Mein Eindruck ist, dass genau dieser Aspekt bei Hand in Hand for International Talents sehr gut vermittelt wird. Und wie gesagt: Wir haben bisher ausschließlich gute Erfahrungen gemacht.

[26:47] Myrna Gönnemann: Hast du Tipps für Unternehmen, die aktuell vor der Herausforderung stehen, Fachkräfte zu finden?

[26:53] Tobias Bühne: Ja. Wer sich mit dem Thema noch nicht auskennt, sollte sich „Hand in Hand“ auf jeden Fall anschauen. Es kostet zwar eine Gebühr, aber man bekommt sehr viel Unterstützung und sollte diesen Mehrwert nicht unterschätzen. Ansonsten muss man sich intensiv selbst einarbeiten. Da sich die Prozesse aber ständig verändern, ist das nicht ganz einfach. Wenn man eine Fachkraft aus dem Ausland einstellt, sollte man eng in Kontakt bleiben, Hilfe anbieten und schon vor der Einreise begleiten. Nach der Ankunft sollte man die Person abholen und bei den ersten Schritten unterstützen. Das läuft später von allein. Aber gerade am Anfang schweißt das zusammen. Es entsteht Dankbarkeit und man merkt, dass man sich wirklich füreinander interessiert. Wenn diese menschliche Ebene gefunden ist, wird vieles einfacher.

[27:59] Myrna Gönnemann: Ich finde, das war ein fantastisches Schlusswort. Ich danke dir vielmals für deine Zeit und dass du heute da warst. Das war ein tolles Gespräch und ich hoffe, wir können irgendwann noch einmal darüber sprechen.

[28:09] Tobias Bühne: Ja, sehr gerne. Danke dir.

[28:10] Myrna Gönnemann: Vielen Dank.

[28:11] Tobias Bühne: Tschau.

[28:11] Myrna Gönnemann: Tschau.